Die Anträge und Fingerabdrücke können in Moskau an der Konsularabteilung abgegeben werden, dafür müsste aber ein Aufenthalt der Schülergruppe von einigen Tagen einberechnet werden (aufgrund der technischen Verarbeitung der Fingerabdrücke).
Alternativ könnten die Anträge und Fingerabdrücke der Schüler in einem sog. Visa Facilitation Center abgegeben werden, das sich geografisch näher am Wohnort der Schüler befindet. Eine Liste der Zentren http://www.austriavisa-russia.com/German/contactus.html
Aufgrund der im September 2015 erfolgten Umstellung der Visa-Software auf das EU-Visainformationssystem (VIS) müssen alle Visa-Antragsteller ab dem Alter von 12 Jahren persönlich bei der Antragstellung vorsprechen, um die Fingerabdrücke abzugeben. Diese Regelung kann nicht durch ein bilaterales Kulturabkommen außer Kraft gesetzt werden.
Artikel 5 Abs. 1 des Visakodex regelt die Zuständigkeit der Vertretungsbehörden für die Erteilung von Visa. Z.B. hat eine Schülergruppe aus Wolgograd mit einem geplanten Hauptaufenthalt in Österreich keinerlei Bezug zu Italien, sodass die italienische Vertretung in Wolgograd die Anträge wegen Unzuständigkeit zurückweisen müsste. Demnach wird es unumgänglich sein, die Anträge bei der räumlich nächst gelegenen Außenstelle des Visa Facility Service (VFS) einzubringen.